Журнал регистрации инструктажа по охране труда является обязательным документом на каждом предприятии, где ведётся трудовая деятельность сотрудников. Его ведение необходимо для подтверждения того, что работники прошли инструктаж, ознакомились с правилами безопасного поведения на рабочем месте и знают порядок действий при возникновении опасных ситуаций.
Правильно оформленный журнал помогает работодателю контролировать процесс обучения персонала и снижает риск нарушений требований охраны труда. Все сведения фиксируются в установленной форме: дата проведения, вид инструктажа, фамилия и инициалы работника, должность, а также подписи инструктирующего и инструктируемого.
Журнал регистрации инструктажа может вестись как в бумажном, так и в электронном виде, однако независимо от формата он должен содержать все обязательные реквизиты. При проверках данный документ подтверждает выполнение работодателем обязанностей по организации безопасных условий труда.
Нарушения при заполнении могут повлечь административную ответственность, поэтому работодателю и ответственным лицам важно знать правила ведения журнала и использовать правильный образец для оформления записей.
Какие данные обязательно вносятся в журнал регистрации инструктажа
Журнал регистрации инструктажа фиксирует сведения, подтверждающие факт проведения обучения по охране труда. Для правильного заполнения необходимо указать дату проведения инструктажа и его вид – вводного, первичного на рабочем месте, повторного, внепланового или целевого.
Отражаются данные о лице, которое проходит обучение: фамилия, имя, отчество, должность или профессия. В отдельной графе указываются сведения о руководителе или специалисте, проводившем инструктаж.
Обязательна отметка о результатах проверки знаний и подписи обеих сторон. При наличии дополнительных распоряжений либо уточнений по условиям работы они также фиксируются.
Каждая запись должна быть сделана разборчиво и без сокращений, так как журнал имеет статус официального документа и используется при контроле соблюдения требований охраны труда.
Как правильно оформить титульный лист журнала
Титульный лист журнала регистрации инструктажа по охране труда заполняется в самом начале его ведения и служит основным идентификатором документа. Все данные должны быть внесены разборчиво и без сокращений.
На титульном листе указывают полное наименование организации, при наличии – структурное подразделение. Обязательно вписывают дату начала и окончания ведения журнала. Эти сведения помогают контролировать период пров работы с документом.
Фамилия, имя, отчество ответственного лица вносятся полностью, с подписью и указанием должности. Также может указываться печать организации, если это предусмотрено внутренними правилами.
Аккуратное оформление титульного листа облегчает проверку, исключает недоразумения и подтверждает достоверность информации, содержащейся в журнале.
Порядок нумерации и ведения страниц журнала
Каждая страница журнала должна иметь сквозную нумерацию. Номера проставляются вручную или типографским способом, начиная с первой и до последней без пропусков. Использование буквенных обозначений или дополнительных символов не допускается.
Перед вводом журнала в эксплуатацию (вво) все листы прошнуровываются и скрепляются подписью руководителя организации. На обороте последней страницы делается запись о количестве пронумерованных страниц, подпись и печать.
Запрещается удалять листы или изменять последовательность. При ошибках запись зачеркивается одной чертой, рядом вносится корректная информация и подпись ответственного лица с указанием даты.
Для удобства контроля каждая новая запись в журнале должна вестись на следующей свободной строке, без пропусков и пустых страниц. Это исключает возможность внесения данных задним числом.
Форма записи при проведении первичного инструктажа на рабочем месте
Запись о проведении первичного инструктажа фиксируется в установленном журнале. Для этого используется таблица, в которой отражаются сведения о дате, месте, теме и лице, проводившем обучение. Также указывается должность и фамилия сотрудника, прошедшего инструктаж, с его личной подписью.
Обязательные графы формыФорма журнала включает следующие графы: порядковый номер записи, дата проведения инструктажа, фамилия и инициалы инструктируемого, его должность или профессия, краткое содержание темы, фамилия и инициалы инструктора, а также подписи обеих сторон.
Порядок заполненияКаждая запись вносится после завершения инструктажа без пропусков строк и подчисток. В случае ошибок используется оговорка «Исправленному верить» с подписью ответственного лица. Записи ведутся последовательно и должны полностью отражать факт проведения первичного инструктажа на рабочем месте.
Какие сведения фиксируются при повторном инструктаже
При проведении повторного инструктажа в журнале указываются основные данные, позволяющие подтвердить факт обучения и контроль знаний сотрудника.
Обязательные записиФиксируются следующие сведения:
Дата проведения – точный день проведения инструктажа.
Фамилия, имя, отчество работника – полные данные без сокращений.
Должность и подразделение – место работы и занимаемая должность.
Краткое содержание – перечень тем, которые повторно объяснялись работнику, включая внеплановый инструктаж при необходимости.
Фамилия и должность инструктора – лицо, проводившее инструктаж.
Подписи – подпись инструктируемого и проводившего инструктаж лица, подтверждающие факт ознакомления.
Назначение записейВсе сведения фиксируются для документального подтверждения соблюдения правил охраны труда и возможности проверки компетентными органами.
Особенности заполнения журнала при внеплановом инструктаже
Внеплановый инструктаж проводится при изменениях в нормативных актах министерства, при введении новых технологий, обнаружении нарушений или после несчастных случаев. Журнал регистрации в этом случае заполняется с учетом конкретных обстоятельств.
- В графе «Вид инструктажа» указывается «внеплановый».
- Обязательно фиксируется причина проведения: изменения требований министерства, технические новшества, происшествие или проверка.
- Дата указывается фактическая, совпадающая с днем проведения.
- Вписываются должности, фамилии и инициалы инструктирующего и инструктируемого.
- Ставятся подписи обеих сторон, подтверждающие факт инструктажа.
При заполнении недопустимы пропуски и исправления. В случае ошибки запись зачеркивается одной линией, рядом делается правильная и заверяется подписью ответственного лица.
Хранение журнала осуществляется в установленном порядке, так как он может быть затребован контролирующими органами или комиссией при расследовании происшествий.
Как отразить проведение целевого инструктажа в журнале
Запись о проведении целевого инструктажа выполняется в журнале сразу после ознакомления работников с вопросами безопасности. Данные заносятся строго по установленной форме, без сокращений и пропусков.
Порядок внесения записиВ журнале указываются дата, фамилия и инициалы инструктируемого, его должность, а также сведения об инструктирующем лице. В графе «Вопросы инструктажа» фиксируется перечень тем, которые были рассмотрены во время проведения обучения по охране труда.
Пример заполнения Дата Фамилия, инициалы Должность Вопросы инструктажа Фамилия, инициалы инструктирующего Подпись инструктируемого Подпись инструктирующего 28.08.2025 Иванов И.И. Слесарь Правила работы с электроинструментом, порядок использования СИЗ Петров П.П. ________ ________Таблица позволяет наглядно фиксировать проведение целевого инструктажа и подтверждает, что работник ознакомлен с вопросами охраны труда.
Кто имеет право подписывать записи в журнале инструктажей
Журнал инструктажей по охране труда фиксирует проведение вводного и последующих инструктажей. Подписи в нем подтверждают факт ознакомления работников с требованиями охраны и проведение разъяснительной работы.
Кто подписывает со стороны работодателя- Специалист по охране труда или лицо, на которое возложены эти обязанности приказом;
- Руководитель подразделения, если инструктаж проводится в его отделе;
- Инженер или другой работник, назначенный ответственным за проведение вводного инструктажа.
Работник, прошедший инструктаж, также обязан поставить подпись в соответствующей графе журнала. Это подтверждает его личное участие и ознакомление с правилами охраны труда.
Таким образом, записи в журнале всегда заверяются двумя сторонами: инструктирующим и инструктируемым.
Сроки хранения журнала и правила его замены
Журнал регистрации инструктажа по охране труда необходимо хранить на протяжении 10 лет с момента его окончания. Такой срок установлен законодательством и позволяет при проверках подтвердить факт проведения инструктажей.
По мере заполнения всех страниц журнал подлежит замене. Новый экземпляр оформляется аналогично старому: пронумеровывается, прошивается, заверяется подписью руководителя и печатью организации. Старый журнал нельзя уничтожать – он хранится до истечения установленного периода.
Если журнал был утрачен или поврежден, оформляется акт и заводится новый. При этом вво данных продолжается с момента замены, без пропуска записей. Такой подход исключает разрывы в учете.
Рекомендуется следить за состоянием журнала, чтобы своевременно заменить его и избежать проблем при проверках контролирующих органов.